Wenn Martina Dickstein zum ersten Mal ein Unternehmen betritt, schaut sie sich nicht die Computer an. Dafür lässt sie ihre Blicke auf dem Weg zum Meetingraum schweifen. Wie viel Papier liegt auf den Schreibtischen herum? Gibt es Whiteboards oder Bildschirme und Beamer?
Das sind für sie erste Indikatoren dafür, dass hier enormes Potenzial für mehr Effizienz steckt. Wen sie im Besprechungsraum trifft? Geschäftsführende und jene, die Entscheidungen treffen. Denn: „Digitalisierung ist auch für KMU Chefsache“, sagt Digitalisierungsberaterin Dickstein mit Überzeugung.
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Warum Papier Zeit und Nerven kostet
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Laufzettel aller Art, Bewerbungen, Pressetexte, Handbücher – das alles liegt auf Tischen, in Mappen oder Ordnern, wenn Martina Dickstein ihre Arbeit aufnimmt. „Wir kennen das ja: ,Zur Sicherheit’ wird vieles ausgedruckt, was zum kaufmännischen Alltag in einem kleinen oder mittelständischen Unternehmen (KMU) einfach dazugehört. Und schon stapelt sich alles und man beginnt zu suchen“, erzählt sie.
Effektiv oder gar effizient sei diese Zettelwirtschaft nicht. Und das ruft Dickstein als Digitalisierungs-Beraterin auf den Plan. Ihre Gegner: das A4-Blatt und das Klemmbrett. Unter anderem. Tablets und eine sichere Cloud statt Unmengen von Notizblöcken sind für Martina Dickstein also ein wichtiger Schritt. „Auch ich selbst habe mein ganzes Büro am Tablet oder sogar am Handy. Egal, ob ich an meinem Schreibtisch sitze, oder nicht – solange ich WLAN oder mobile Daten habe, kann ich von überall arbeiten. Das sollte ein Business-Standard sein. Eigentlich“, sagt sie. Im Vertrieb und bei Außendienstmitarbeitern habe sie damit bereits großartige Erfahrungen gemacht.
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Digitalisierungsberaterin sorgt in KMU für Effizienz
Wie ein KMU die Papierberge bezwingen kann? Dickstein empfiehlt, Inhalte in befüllbare PDF-Formulare zu transformieren und diese zu verwenden. „Dieser Ansatz lässt sich weiterspinnen. Vom PDF kann es hin zu einer Online-Eingabemaske als Self-Service-Tool gehen. Kundschaft kann etwa ein Stammdaten-Blatt bereits daheim vor dem ersten Termin ausfüllen. Eine Schnittstelle spielt die Daten dann automatisch in ein Customer-Relationship-Management-System”, sagt sie und ergänzt: “Schon sind wir mitten in der Digitalisierung.” Hier fange der Spaß für sie erst richtig an, weil sie dann die Geschäftsabläufe durchstylen und praktikabler machen könne.
Zu Martina Dicksteins Blick auf die Chancen einer Digitalisierung von KMU gehört auch ihr Blick auf Software. Standardmäßig seien überwiegend Microsoft-Produkte in Verwendung. Dabei fällt ihr auf, dass Betriebe die Möglichkeiten, die Lizenzen hergeben, nicht annähernd ausnutzen. „Stattdessen kaufen sie Lösungen von anderen Anbietern zu. Hier ein kleines 20-Euro-Abo, dort ein kleines 20-Euro-Abo. Das läppert sich, muss nicht sein und kann eingespart werden.“
“Digitalisierung ist ChefInnensache”
Der ideale Zeitpunkt, die Digitalisierung in kleinen und mittelständischen Unternehmen anzugehen ist bei einem Generationenwechsel – ob in der obersten Etage oder bei der Belegschaft, die das Unternehmen jahrelang „auf die gute alte Art“ getragen hat. „Digitalisierung ist eine strategische Unternehmensentscheidung und auch deshalb ChefInnensache, weil sie Zeit, Motivation und ein praktisches Mitdenken braucht“, betont Dickstein. Ausgangspunkt seien stets die sauberen Daten, auf Basis derer es sich dann weiterarbeiten lässt.
Wer sich auf den Weg ins digitale Zeitalter macht und Zettel sowie Klemmbrett verabschiedet, bindet die Mitarbeitenden im Idealfall von Anfang an ein, um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen und damit gut und gern zehn Stunden pro Woche im eigenen Tätigkeitsfeld einsparen, um die gewonnene Zeit für wichtigere und wertschöpfende Aufgaben zu verwenden.
Die „Marie Kondo der Digitalisierung“
Bei ihrer Arbeit kommt Martina Dickstein zugute, dass sie „unglaublich gern strukturiert und Ordnung schafft“, wie sie selbst berichtet. Deshalb liegt der Vergleich zur japanischen Aufräum-Expertin Marie Kondo für sie nicht fern.
„Mir geht es allerdings nicht darum, jemandem meine Struktur überzustülpen, im Gegenteil! Wenn ich in einem Betrieb mit der Digitalisierung beginne, laufe ich erst eine Zeit lang mit und lasse mir erklären, warum wie gearbeitet wird. Erst dann achte ich auf einheitliche Strukturen, von Arbeitsweisen bis hin zur Benennung von Dokumenten. Das ist die Vorarbeit, die gemacht werden muss, um in einem KMU echten digitalen Wandel herbeizuführen.“
Digitalisierung spart für KMU wertvolle Zeit
Next Steps? Workflows zu automatisieren, beispielsweise. Dicksteins Ziel: Eben an möglichst vielen Arbeitsplätzen zehn Stunden pro Woche für andere, wertschöpfende, Tätigkeiten freizumachen.
Sie erklärt das Prinzip so: „Zehn Stunden pro Arbeitsplatz sind zwei Stunden pro Tag bei einer fünf-Tage-Woche. Diese zwei Stunden ineffizientes Arbeiten – etwa Infos suchen, dieselben Infos auf fünf verschiedene Arten in fünf verschiedenen Systemen manuell erfassen, … – lassen sich in produktive Arbeitszeit für das Unternehmen umwandeln.” Voraussetzung ist, dass Dickstein die Abläufe in ihrer Beratungstätigkeit digital und sauber optimieren darf. Fazit: „Das macht die Führungsebene happy und die Mitarbeitenden zufriedener, weil sie sinnstiftend arbeiten können.“
KMU und „Kleine“ profitieren massiv von Digitalisierung
„Wir sind zu klein“ oder „Dafür haben wir keine Zeit“ – diese Einwände lässt Martina Dickstein in Vorgesprächen längst nicht mehr gelten. „Eine smarte Digitalisierung kann jede Branche brauchen. Die Ausprägungen sind unterschiedlich“, ist sie überzeugt.
Als Beispiel nennt sie einen kleinen Souvenirladen mitten in der Salzburger Altstadt: „Zuerst braucht er einen Online-Auftritt, vielleicht sogar einen Webshop. Außerdem muss er auf Google Maps zu finden sein, damit Leute Standort und Öffnungszeiten sehen. Können Touristen vor Ort mit Karte zahlen? Und welche Möglichkeiten für digitale Transaktion bietet der Webshop oder der Laden vor Ort? Fragen wie diese sind zu klären. Auch, wenn der Laden klein ist“, sagt sie.
Mit wem Dickstein am liebsten zusammenarbeitet? Mit Handwerksbetrieben zum Beispiel. “Ihnen kann ich in kürzester Zeit richtig viel helfen. Und die Eigentümer oder Geschäftsführer haben jederzeit alle Zahlen, Daten und Fakten gesammelt am Bildschirm, wenn es darum geht, neue strategische Entscheidungen zu treffen, damit das Unternehmen wachsen kann“, fasst sie es zusammen.
