Vielleicht kennt ihr die Problematik: Die To-Do-Liste ist übervoll. Doch anstatt umso schneller zu arbeiten und sich einem Task nach dem anderen zu widmen, bekommt man einfach gar nichts mehr weiter. Aus der Psychologie ist dieser Effekt gut bekannt, gleich zwei verschiedene Erklärungsmodelle gibt es dafür.
Doch wie kommt man aus der scheinbaren Lethargie raus? Wie kann man dann mehr erledigen, wenn es wirklich wichtig wäre? Mein liebster Produktivitätshack ist die 1-2-Methode in solchen Fällen.
Schockstarre durch To-Do-Liste
Zunächst widmen wir uns aber der Frage, wie es überhaupt zu diesem Gefühl kommt, wie ein Reh gelähmt im Scheinwerferlicht zu stehen. Ein Erklärungsmodell trägt den Namen Decision Paralysis (Entscheidungsparalyse). Der Name erklärt eigentlich schon ganz gut, worum es geht: Wenn viele Aufgaben zur Auswahl stehen, kann das Gehirn nur schwer Entscheidungen treffen, es gibt einen “Choice Overload”, also ein Zuviel an Möglichkeiten. Statt anzufangen, denken wir nach, grübeln und kriegen gar nicht mit, wie die Zeit vergeht.
Dazu kommt eine kognitive Überlastung, weil unser Arbeitsgedächtnis begrenzt ist. Ungefähr so wie bei einem Laptop. Je mehr Tasks offen sind, desto mehr verteilt sich unser Fokus. Lange Listen führen zum Gefühl der Überforderung, die Konzentration und Effizienz sinken. Und das ausgerechnet dann, wenn man beides dringend bräuchte!
Wie kann man jetzt also trotzdem mehr erledigen?
Zunächst schreibt man alle To Dos nieder. Entweder digital in einer Kalender-App, auf ein Blatt Papier oder in einen oldschool Papierkalender. Dann braucht’s ein zusätzliches Blatt Papier und einen Stift. Das manuelle Aufschreiben ist wichtig – so hat man das Gefühl, bereits etwas zu tun. Durchs Niederschreiben macht man zudem “Arbeitsspeicher” im Gehirn frei. Als nächsten Schritt stellt man sich einen Timer – auf genau 3 Minuten. Das Ziel: Bevor der Timer abgelaufen ist, müssen zwei Aufgaben aus der langen To-Do-Liste ausgewählt werden.
Diese beiden Aufgaben kommen untereinander auf das weiße Blatt Papier. Und dann geht’s schon los: Zwei Aufgaben – das kann man doch easy erledigen. Der Trick dabei: Sobald eine Aufgabe aus der 2-er Liste abgehakt ist, wird sie auch von der langen To-Do-Liste gestrichen. Dafür wandert eine neue Aufgabe von der langen auf die kurze Liste. Auf der stehen immer nur zwei unerledigte Aufgaben. Das Gehirn hat so schnell Erfolgserlebnisse, wir bleiben motiviert.
Prokrastination, also das Aufschieben von Aufgaben, kann man so auch ganz gut umgehen. Denn wenig unerledigte Aufgaben halten den Cortisolspiegel niedriger, wodurch wir gar nicht erst auf die Idee kommen, uns durch Aufschieben kurz besser zu fühlen. Sind fünf Aufgaben erledigt, kann man als sechste was Schönes einplanen. Etwa einen Kaffee trinken oder mal aufstehen und ein bisschen die Beine vertreten. Wichtig: Während einer aktiven Aufgabe gibt’s E-Mail und Social Media Verbot!
Mehr Tipps in diese Richtung gefällig? Hier geht’s zu unserem Business & Leadership Resort!
